DSpace ist die weltweit meistgenutzte Repositoriumssoftware – bis zu 40 % aller Repositorien setzen sie ein. DSpace ist kostenlose Open-Source-Software. Ihre Weiterentwicklung koordiniert LYRASIS, ein internationales gemeinnütziges Konsortium von Systemnutzern, darunter Harvard, MIT und Cambridge. Die Einführung von DSpace erfolgt in Eigenregie oder über einen zertifizierten Partner.

PCG Academia ist Golden Partner von LYRASIS und gehört zu den TOP 4 der Beitragenden zum DSpace-Code – das heißt, wir installieren die Software nicht nur, sondern entwickeln sie auch weiter. Zudem passen wir DSpace an die Bedürfnisse polnischer Hochschulen an; zu den Ergebnissen unserer Arbeit zählen die WCAG-2.0-Konformität, Integrationen mit POL-on und PBN sowie die polnische Sprachversion.

Auf der Konferenz „Digitale akademische Repositorien: Menschen, Werkzeuge und Richtungen des Wandels“, die anlässlich des zehnjährigen Bestehens des Repositoriums der Jagiellonen-Universität ausgerichtet wurde, trafen wir Vertreterinnen und Vertreter der Hochschulen, für die wir DSpace eingeführt haben. Wir tauschten Erfahrungen mit DSpace und Geschichten aus den Einführungsprojekten aus.

Moderiert wurde das Treffen von Piotr Masalski, Business Line Director von PCG Academia; Gäste des Panels waren:

  • Dr. Leszek Szafrański, stellvertretender Direktor der Jagiellonen-Bibliothek;
  • Magdalena Rowińska, stellvertretende Direktorin der Universitätsbibliothek Warschau;
  • Dorota Wojewoda, Direktorin der Bibliothek der Wirtschaftsuniversität Poznań;
  • Olimpia Małecka, Leiterin der Abteilung Wissenschaftliche Information, Bibliotheks- und Wissenschaftsbildungszentrum, Universität für Lebenswissenschaften Poznań.

Vom Drei-Personen-Repositorium zum Berichtszentrum der Jagiellonen-Universität

Die Geschichte der Jagiellonen-Bibliothek mit DSpace beginnt 2013. Damals startete der Aufbau des Repositoriums, das ein Jahr später in Betrieb ging. Zu dieser Zeit arbeitete ein dreiköpfiges Team an der Entwicklung des Systems.

DSpace wurde nach einer Analyse des weltweiten Repositoriumsmarkts ausgewählt. Die Aufmerksamkeit des Teams der Jagiellonen-Universität weckten die Verbreitung des Systems und die Tatsache, dass es Open Source ist, was große Freiheit bei der Anpassung ließ. Ebenso wichtig war, dass Repositorien auf DSpace in gängigen Suchmaschinen indexiert werden und die Leistungen der Hochschule damit im Netz gut sichtbar sind.

Das Ziel des Repositoriums war einfach: die Volltexte von Open-Access-Publikationen öffentlich zugänglich zu machen. Mit der Zeit wurde DSpace zum Berichtszentrum der Universität. Heute bildet das Repositorium der Jagiellonen-Universität die Grundlage für die Universitätsbibliografie, für die Meldung von Publikationen an die Ministerialsysteme sowie für die Bewertung des Personals und der Lehrenden. Wichtig ist: Die Meldung der Publikationen an die OPI-Systeme erfolgt automatisch.

Derzeit besteht das RUJ-Team aus elf Personen und wird vom Büro für Analyse und Berichtswesen unterstützt; zusätzlich wirken an dem Repositorium Disziplinkoordinatoren der Fakultäten mit. Angesichts der wachsenden Datenmenge entschied man sich, Repositorium und Analytik zu trennen, damit Letztere präziser und nützlicher wird – nicht nur für die Evaluation, sondern auch für Entscheidungsfragen. Dafür fiel die Wahl auf das System Sciencecloud.

Dr. Leszek Szafrański sieht die Zukunft des Repositoriums im weiteren Ausbau in Richtung Publikationsberichterstattung und komplexerer Systeme, also eines CRIS, das ebenfalls auf DSpace aufsetzen wird.

Umstieg auf einen Mercedes – der Sprung der Universität Warschau von Version 1.8 auf DSpace 7

Die Universität Warschau betrieb zwölf Jahre lang stabil DSpace in der Version 1.8 – einer der ersten Versionen des Systems. Dennoch wuchs an der Universität das Bedürfnis nach einem „echten institutionellen Repositorium“: modern und ansprechend, und mit den gesamten Leistungen der Hochschule statt nur mit Dissertationen.

Das neue Repositorium der Universität Warschau läuft auf DSpace in der neuesten Version 7, basiert auf aktuellster Technologie und bietet zahlreiche Erleichterungen. Im Vergleich zur alten Version 1.8 sei das neue Repositorium „wie ein Mercedes“ – schön und funktional, verglich Magdalena Rowińska scherzhaft. Das neue institutionelle Repositorium der Universität Warschau ist nun öffentlich zugänglich.

Mit dem Start des Repositoriums an der Universität Warschau – und zuvor von Sciencecloud – verändert sich die Lage der Bibliothek. Bisher war die Universitätsbibliothek nicht am Berichtsprozess beteiligt. Dieser wurde von über die Universität verstreuten Publikationsimporteuren und vom Büro für Forschungsservice als Koordinator abgewickelt. Nun tragen die Bibliothekarinnen und Bibliothekare der BUW Mitverantwortung für die über Sciencecloud an die Ministerialsysteme übermittelten Daten.

„Woran uns in diesem Jahr liegt, ist ein Workflow und ein Modell der Zusammenarbeit, das optimal ist (…): ein Ökosystem von den Forschenden über das Repositorium und Sciencecloud bis zu den letzten Gliedern des wissenschaftlichen Publikations-Workflows“, sagte die stellvertretende Direktorin der BUW über die kommenden Pläne.

DSpace an einer kleineren Hochschule – die Geschichte der Wirtschaftsuniversität Poznań

Die Anfänge des Repositoriums an der Wirtschaftsuniversität Poznań gehen auf ein Projekt zurück, das die Publikationen der Hochschule elektronisch für Studierende bereitstellen und Abschlussarbeiten archivieren sollte.

Auf Grundlage der Beobachtung anderer Repositorien und einer Literaturanalyse entschied man, dass DSpace die beste Lösung sei. Ein großer Pluspunkt für die Hochschule waren Offenheit und Flexibilität der Software. Besonders wichtig bei der Wahl von DSpace war die Unterstützung, die man bei der Einführung erhalten konnte. Denn es handelt sich um eine kleine Hochschule, und die Bibliothek verfügt über keine eigene IT-Ausstattung. Das Team wünschte sich daher ein Unternehmen mit DSpace-Erfahrung und Kontakt zu LYRASIS.

Wie plant man eine DSpace-Einführung? „Zuallererst muss man wissen, was man will“, begann die Direktorin der UEP-Bibliothek. Man braucht einen erhobenen Bedarf und klar definierte Ziele. Unverzichtbar sind ein Handlungsplan sowie Menschen im Team, auf die man sich verlassen kann und die wissen, was erreicht werden soll.

Der nächste Schritt ist die Wahl eines Anbieters, der Konkretes und eine effiziente Kommunikation bieten kann. „Wenn Sie am Ende einen guten Anbieter haben und diese [Software] nach der Projektmethode einführen (…), ist das eine unbezahlbare Erfahrung – denn es zeigt sich, dass es machbar ist, obwohl wir es im Sommer gemacht haben, als die meisten im Urlaub waren!“, sagte Dorota Wojewoda.

Die Einführung und Gestaltung des Repositoriums (einschließlich der Sammlungsstruktur) samt Bereitstellung einer aktiven Instanz, in die die Beschäftigten Inhalte einstellen können, dauerte lediglich zwei Monate. Das Repositorium wird demnächst öffentlich zugänglich gemacht; derzeit erfolgen noch letzte Feinarbeiten.

DSpace verändert die Berichterstattung an der Universität für Lebenswissenschaften in Poznań

2019 entschied sich die Universität für Lebenswissenschaften in Poznań für die Einführung einer neuen Repositoriumssoftware, die sowohl Informationen speichern als auch die Berichterstattung unterstützen sollte. Der Hochschule war wichtig, dass das System nicht nur Publikationen abbildet, sondern auch die Erfassung von Informationen über weitere laufende Arbeiten ermöglicht, etwa Projekte oder floristische Arbeiten.

Die Hochschule trat in einen technischen Dialog mit verschiedenen Unternehmen. Am Ende fiel die Wahl für Repositorium und Bibliografie auf DSpace in der CRIS-Version und für den Analyseteil auf das System Sciencecloud. Letzteres wurde von der hochschuleigenen IT angeregt, erinnert sich Dorota Małecka, und zwar wegen der geringeren Serverlast – da Sciencecloud in der Cloud läuft. DSpace entschied sich die Hochschule hingegen auf eigenen Servern zu betreiben.

DSpace soll der Hochschule zudem ermöglichen, die derzeit stark verstreuten Prozesse rund um die Berichterstattung zu bündeln: Trotz der eher geringen Größe der Hochschule gab es allein 28 Publikationsimporteure und über 100 Personen, die am gesamten Evaluations- und Dateneingabeprozess beteiligt waren.

Die Bibliothek arbeitet gemeinsam mit der Hochschulleitung daran, geeignete Wege für den Informationsfluss an der Hochschule zu schaffen. Entscheidend ist auch die Zusammenarbeit mit den Forschenden selbst und mit allen, die „irgendwo irgendwelche Daten eingeben“. Die Referentin betonte zudem, wie wichtig eine gute Zusammenarbeit mit dem Lösungsanbieter für den Projekterfolg ist.

SEHEN SIE EINE VIDEOPRÄSENTATION DER DSPACE-PLATTFORM: