Die Einführung von DSpace 7 im Jahr 2021 löste weltweit eine Migration von Einrichtungen auf diese und die nachfolgenden Versionen aus. Wir sind sehr stolz darauf, an vielen dieser Migrationen mitgewirkt zu haben – vor allem haben wir zwei der größten Repositorien Polens migriert: eines an der Jagiellonen-Universität und eines an der Universität Warschau.

Sie werden fragen: Warum ist eine Migration wichtig? LYRASIS hat beschlossen, den gesamten Support für ältere Versionen einzustellen – es wird keine Updates, keine neuen Funktionen und keine Sicherheitspatches mehr geben. Das ist besonders bedeutsam angesichts der kürzlich verabschiedeten NIS2-Richtlinie über gemeinsame Standards der Cybersicherheit in der Europäischen Union. Entscheiden Sie sich hingegen für die Aktualisierung auf die neueste DSpace-Version, profitieren Sie von allen neuen Funktionen, der Weiterentwicklung und der Unterstützung durch die Community.

Warum ist die DSpace-Migration anspruchsvoll?

Kurz gesagt wegen der großen technologischen Kluft zwischen Version 7 und 6. Der Prozess ist deutlich komplexer als zuvor: Wir gehen davon aus, dass kleinere Teams und Einzelpersonen Mühe haben werden, ihn zu bewältigen. Diese Komplexität ergibt sich aus dem Zusammenspiel vieler Faktoren: Datenmapping, Datenmigration, Übernahme individuell entwickelter Funktionen und Integrationen. Hinzu kommen zahlreiche Feinheiten in Bezug auf Barrierefreiheit, Responsivität, Benutzeroberfläche und Nutzererlebnis.

Als PCG Academia verfügen wir über die Projekt- und Prozesserfahrung, die nötig ist, um Sie sicher und reibungslos auf die neueste DSpace-Version zu bringen und Sie anschließend bei der Entwicklung individueller Funktionen und dem weiteren Ausbau Ihres Repositoriums zu begleiten.

Warum ist PCG Academia für Ihr DSpace-Projekt besonders qualifiziert?

Erstens sind wir integraler Bestandteil der Public Consulting Group mit nahezu 40 Jahren Erfahrung in Technologie- und Beratungsdienstleistungen für den öffentlichen Sektor und einer soliden finanziellen Basis.

Zweitens sind wir Gold Service Provider von DSpace. Wir steuern viel Code und viel Unterstützung zur DSpace-Community bei. Wir entwickeln neue, individuelle Funktionen für unsere Kunden und sind bestens qualifiziert, die Servicequalität zu liefern, die Sie benötigen.

Drittens sind wir sehr stolz auf unsere eigene Projektmanagement-Methodik, die wir auf Grundlage bisheriger DSpace-Projekte, bewährter Praktiken und agiler Elemente entwickelt haben. Wir nennen sie IRIS – Innovative Repository Implementation Strategies –, und dieses Modell lässt sich auf jede Art von Einrichtung zuschneiden.

Die Projektmanagement-Methodik IRIS

Die IRIS-Methodik ist ein strukturierter Ansatz für die Migration oder Einführung digitaler Repositorien wissenschaftlicher Leistungen an Hochschulen und anderen Einrichtungen. Sie ist speziell auf die DSpace-Technologie ausgerichtet. IRIS erlaubt es uns, Sie in jeder Projektphase wirksam zu unterstützen.

Bedarfsanalyse

Unser Prozess beginnt mit einer Bedarfsanalyse, die es uns ermöglicht, ein klar abgegrenztes Projekt mit eindeutigem Zeitplan und Budget zu liefern. Wir decken dabei mehrere wesentliche Bereiche ab: Datenstruktur und -umfang, individuelle Integrationen, individuelle Funktionen und Workflows, Anforderungen an UX und UI sowie IT-bezogene Faktoren.

Sobald die Bedarfsanalyse abgeschlossen und der Vertrag unterzeichnet ist, starten wir das eigentliche Projekt. Gemeinsam richten wir einen Lenkungsausschuss ein, der aus Entscheidungsträgern Ihrer Einrichtung sowie Projektleitern und Vertretern unseres Teams besteht. Wir teilen zudem den Projektplan, mit dem wir den Fortschritt verfolgen und bis zum Abschluss des gesamten Projekts nachsteuern.

Wir setzen außerdem einen strukturierten Kommunikationsplan um, der wöchentliche Status-Meetings umfasst, in denen wir den Fortschritt prüfen, Herausforderungen besprechen und bei Bedarf nachjustieren. Wir zeichnen diese Treffen zum leichteren Nachschlagen auf, und unser Team dokumentiert jedes Detail, damit keine Information verloren geht.

Entwicklungsphase

Nun folgen Konfiguration, Entwicklung und Migration. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie eine ältere DSpace-Version oder ein anderes System einsetzen oder ob Ihre Daten über viele Systeme und Datenbanken verteilt sind. Wir setzen diese Migration für Sie einfach um.

Design – Wir beginnen mit der Analyse der Hochschulwebsites und des Corporate-Design-Handbuchs. Wir gestalten ein herausragendes grafisches Design, das sich vom Standard-Look-and-Feel von DSpace abhebt. Sehen Sie sich die Beispiele an: REPO ASP, REIN UW. In der Regel legen wir Ihnen mehrere Layout-Vorschläge vor. Die Zahl der Iterationen ist nicht begrenzt – wir arbeiten so lange, bis Sie sagen: „Das gefällt uns.“

Funktionen – Über die Standardfunktionen von DSpace hinaus haben Sie möglicherweise weitere Anforderungen, die umgesetzt werden sollen. Die Zusammenarbeit mit PCG Academia bietet Ihnen den einzigartigen Vorteil, Dutzende von uns entwickelte Funktionen nutzen zu können. So können Sie etwa unser vorkonfiguriertes Metadatenmodell für alle Inhaltstypen verwenden, statt bei null zu beginnen. Und wenn Ihre Anforderungen außergewöhnlich sind? Kein Problem, wir stellen uns ihnen. Wo nötig, liefern wir Ihnen individuelle Entwicklungen, die vollständig den DSpace-Code-Standards und unseren SDLC-Prozessen entsprechen.

Integrationen – Bei DSpace geht es im Kern um Standardkonformität und darum, das Maximum aus den Integrationen herauszuholen. Sie müssen konfiguriert werden, was in Eigenregie meist sehr schwierig ist – für uns jedoch nicht. Wir konfigurieren Datenflüsse zu und von Systemen wie Scopus, Web of Science, Crossref, ORCID, PubMed und Sherpa Romeo sowie zu zusätzlichen Kennzahlen wie Dimensions, PlumX oder Zitationsdaten.

Barrierefreiheit – Die Standardinstallation von DSpace benötigt leider einige Verbesserungen. Vor diesem Hintergrund bieten wir exklusiv allen unseren Kunden DSpace-Distributionen an, die vollständig WCAG-2.2-konform sind und über besondere Funktionen wie die Seitennavigation per Tastatur oder die vollständige Kompatibilität mit Screenreadern verfügen.

Schulungsphase

Nach der Entwicklung folgt die Schulungsphase, die in der Regel zwei bis drei Wochen dauert. Unser Ziel ist es, dass Ihr Team die neue DSpace-Plattform und ihre individuellen Funktionen wirksam nutzen und ihr volles Potenzial ausschöpfen kann.

Zunächst erstellen wir einen maßgeschneiderten Schulungsplan. Jede Schulungseinheit ist auf die Konfiguration und die Funktionen Ihres Repositoriums zugeschnitten. Wir stellen umfassende, benutzerfreundliche Schulungsunterlagen bereit, auf die Ihr Team jederzeit zurückgreifen kann. Diese Unterlagen werden bei neuen Funktionen oder Updates ebenfalls aktualisiert. Zudem liefern wir ausführliche technische und funktionale Dokumentation.

Während der gesamten Schulung steht Ihnen eine feste PCG-Beraterin oder ein fester PCG-Berater zur Verfügung, um Fragen zu beantworten und weitere Anliegen aufzugreifen. Diese Person stellt sicher, dass zusätzliche Anforderungen, die Endnutzer während der Schulung erkennen, zügig bearbeitet werden.

Produktivstart

Beim Produktivstart geht das System in Betrieb. Zunächst führen wir eine reibungslose Datenmigration durch, damit alle bestehenden Datensätze, Metadaten und Inhalte korrekt in die neue DSpace-Umgebung übertragen werden. Anschließend testet unser Team ausgiebig in der Live-Umgebung.

Wir empfehlen zudem häufig eine Soft-Launch-Phase, in der zentrale Stakeholder und eine kleine Nutzergruppe das System vor der vollständigen Freigabe testen können. So sammeln wir letztes Feedback und nehmen kurzfristige Anpassungen vor. Abschließend stellen wir sicher, dass Ihr neues Repositorium von Google Scholar und allen weiteren Crawlern, die Informationen über wissenschaftliche Leistungen erfassen, korrekt indexiert wird.

Ex-post & Support

Der Produktivstart bedeutet nicht, dass unsere Arbeit getan ist. Wir stehen Ihnen weiterhin zur Seite. Nach dem Start des Repositoriums werten wir gemeinsam mit Ihrem Team das Projekt im Detail aus. Sobald wir die Erkenntnisse gesammelt und besprochen haben, fassen wir sie in einem formellen Lessons-Learned-Dokument zusammen. Dieses wird allen Beteiligten transparent zur Verfügung gestellt und bildet die Grundlage der künftigen Zusammenarbeit. Durch die gründliche Auswertung jedes Projektaspekts verbessern wir nicht nur unsere Leistungserbringung, sondern stellen auch sicher, dass Ihre Einrichtung ein Repositorium erhält, das sich kontinuierlich weiterentwickelt und an veränderte Anforderungen anpasst.

Kontinuierliche Weiterentwicklung

Eine der zentralen Herausforderungen für DSpace-Anwender besteht darin, mit der dynamischen Weiterentwicklung der Plattform Schritt zu halten. Wir wissen, wie sich DSpace sicher aktualisieren lässt, ohne Ihre individuellen Funktionen, Integrationen und Benutzeroberfläche zu beeinträchtigen. Deshalb ist die laufende Aktualität ein Kernbestandteil der SLA-Vereinbarung, die wir mit allen unseren DSpace-Kunden schließen.

Das ist sicher nicht der einzige Vorzug unserer SLA-Vereinbarung. Im Rahmen dieses Vertrags arbeiten Sie mit einer festen PCG-Beraterin oder einem festen PCG-Berater zusammen, die oder der die Kommunikation mit Ihnen über einen der verfügbaren Kanäle verantwortet – über unser Ticketsystem, über Teams oder einfach telefonisch. Sie können uns unbegrenzt viele Tickets übermitteln und ebenso unbegrenzt viele Termine und Beratungen vereinbaren, um Fragen zu stellen und sicherzustellen, dass Sie Ihr Repositorium in vollem Umfang nutzen.

Sprechen wir!

Wir laden Sie zu persönlichen Beratungsgesprächen mit PCG Academia ein. Gern treffen wir uns mit Ihnen, führen Sie durch unsere Demo-Umgebung und zeigen Ihnen alle wichtigen Highlights der individuellen Entwicklungen, die wir für unsere Kunden umgesetzt haben. Auf dieser Grundlage sehen wir uns Ihr Repositorium und Ihre konkreten Anforderungen genauer an und melden uns mit einem sehr präzisen Projektplan und Preisangebot zurück.

Sie erreichen uns per E-Mail: mateusz.adamiak@pcgacademia.pl oder telefonisch: +48 519 703 062.

Wir freuen uns auf das Gespräch mit Ihnen!