PCG Academia hat mit der Fryderyk-Chopin-Musikuniversität einen neuen Vertrag unterzeichnet, in dessen Rahmen sie eine elektronische Studierendenakte und elektronische Studierendenprozesse auf Basis der Plattform WEBCON liefert und einführt. Das Projekt wird im Rahmen der Initiative „Kunst der Barrierefreiheit“ umgesetzt, kofinanziert aus dem Programm „Barrierefreiheit im Hochschulwesen“.

Die neue Einführung ist ein weiterer Schritt in der Entwicklung digitaler Verwaltungsdienste an der Hochschule und setzt die erfolgreiche Zusammenarbeit zwischen PCG Academia und der Fryderyk-Chopin-Musikuniversität fort. Die frühere Einführung der Plattform WEBCON zur Unterstützung von Verwaltungsprozessen wurde von den Nutzenden sehr positiv aufgenommen und bestätigte die Wirksamkeit und Flexibilität der Lösung. Die Zufriedenheit mit dem System und sein spürbarer Beitrag zur Verbesserung der Verwaltungsarbeit waren der natürliche Anstoß, den Umfang der digitalen Transformation weiter auszubauen.

Elektronische Studierendenakte auf Basis von WEBCON und integriert mit USOS

Zentrales Element der neuen Einführung ist die elektronische Studierendenakte (eAkte), die die Verwaltung der Studienunterlagen und die Aufbewahrung studierendenbezogener Dokumentation unterstützt. Die Lösung ermöglicht das Erstellen, Verarbeiten und Archivieren von Dokumenten sowie die laufende Prüfung ihrer Vollständigkeit und Konformität mit den geltenden Anforderungen.

Das System wird mit dem an der Hochschule bereits eingesetzten System USOS integriert, aus dem Studierendendaten und Informationen zum Studienverlauf übernommen werden. So ist die Datenkonsistenz gesichert, und dieselben Informationen müssen nicht mehrfach in verschiedene Systeme eingegeben werden.

Bemerkenswert ist, dass die Fryderyk-Chopin-Musikuniversität in den vergangenen Monaten die dritte USOS-nutzende Hochschule ist, die sich entschieden hat, ihre elektronische Studierendenakte außerhalb von USOS selbst mithilfe moderner Low-Code-Technologie aufzubauen. Ähnliche Entscheidungen trafen zuletzt die Staatliche Hochschule für Angewandte Wissenschaften in Oświęcim und die Medizinische Universität Lublin. Statt klassischer Programmierung direkt im Dekanatssystem wählen diese Hochschulen eine flexible Prozessebene auf Basis von Low-Code-Plattformen, die sich mit USOS integrieren.

Dieses Vorgehen kann sich als schneller in der Einführung, kosteneffizienter und deutlich einfacher in Betrieb und Weiterentwicklung erweisen. Besonders wichtig ist das im Kontext bevorstehender Gesetzesänderungen, darunter die geplante Einführung des E-Diploms durch das Nationale Informationsverarbeitungsinstitut (OPI), die von den Hochschulen die Anpassung ihrer Verwaltungsprozesse und IT-Systeme verlangen wird. Low-Code-Lösungen erlauben es Einrichtungen, auf solche Änderungen sehr viel schneller zu reagieren, ohne langwierige Entwicklungsprojekte.

Positive Wirkung auf die Effizienz der Mitarbeitenden und das Studierendenerlebnis

Die eingeführten elektronischen Studierendenprozesse erlauben es Studierenden, viele Verwaltungsangelegenheiten aus der Ferne zu erledigen, ohne persönlich im Dekanat erscheinen zu müssen. Die Digitalisierung der Prozesse erhöht die Zugänglichkeit der Hochschuldienste, insbesondere für Menschen mit Behinderungen sowie für Studierende in Teilzeit oder mit paralleler Berufstätigkeit. Das Projekt „Kunst der Barrierefreiheit“ verkörpert deutlich die Idee einer modernen, offenen und studierendenfreundlichen Hochschulverwaltung.

Grundlage der eingeführten Lösungen ist die Plattform WEBCON – eines der führenden Low-Code-Werkzeuge zum Modellieren, Automatisieren und Optimieren von Geschäfts- und Verwaltungsprozessen. Die Plattform ermöglicht den schnellen Entwurf elektronischer Dokumentenworkflows, die flexible Anpassung der Systeme an sich ändernde Vorschriften und die vollständige Kontrolle über die Prozessausführung. Dank WEBCON erhalten Hochschulen eine moderne Umgebung für E-Services, die die Verwaltungseffizienz erhöht und zugleich die Qualität des Studierendenservice verbessert.

Über die Fryderyk-Chopin-Musikuniversität

Die Fryderyk-Chopin-Musikuniversität gehört zu den ältesten und renommiertesten Kunsthochschulen Polens und Europas. Die Hochschule bildet herausragende Musikerinnen und Musiker, Komponierende, Dirigierende und Lehrende aus und bietet Studiengänge in Instrumental- und Gesangsausbildung, Komposition, Dirigieren, Jazz, Kirchenmusik und künstlerischer Bildung. Ihre Absolventinnen und Absolventen feiern Erfolge auf internationalen Konzertbühnen und bei renommierten Wettbewerben, und die Hochschule selbst prägt das kulturelle Leben in Polen und weltweit aktiv mit.