Die 2021 von der Stiftung Polnischer Rektoren und Wolters Kluwer durchgeführte Untersuchung zeigte, dass ganze 86 % der Hochschulen den Bedarf sehen, ihre IT-Lösungen im Bereich der elektronischen Dokumentenverwaltung (EDM) zu verbessern.

Systeme zur elektronischen Dokumentenverwaltung, kurz DMS, erleichtern die Arbeit der gesamten Hochschule zweifellos und machen sie effizienter; zudem ermöglichen sie die Online-Abwicklung von Verwaltungsangelegenheiten. Bequemlichkeit ist jedoch nicht der einzige Nutzen, den eine Hochschule aus der Einführung einer solchen Lösung ziehen kann.

Die aktuelle, von Forrester Consulting durchgeführte Studie Total Economic Impact™ Of WEBCON BPS untersuchte die Auswirkungen der Einführung eines DMS wie der Plattform WEBCON BPS in einer großen Organisation der Finanzbranche. Die Analyse zeigte zahlreiche Vorteile, die sich unabhängig von der Branche der Organisation erzielen lassen. Lesen Sie die Zusammenfassung des Berichts und erfahren Sie, was sich durch die Digitalisierung von Prozessen und Dokumenten-Workflows erreichen lässt.

Die untersuchte Organisation

Forrester Consulting analysierte ein Finanzdienstleistungsunternehmen, das Teil eines globalen Konzerns mit insgesamt 300.000 Beschäftigten ist. Die untersuchte Organisation unterhält zwar weltweit Standorte, doch die Einführung von WEBCON BPS ging vom polnischen Team in Warschau aus.

Die Organisation suchte eine Lösung, die die Effizienz und Transparenz von Geschäftsprozessen erhöht, mehr Flexibilität bei der Entwicklung und Optimierung von Anwendungen (Workflows) bietet und die Messung von Prozessleistung und -fortschritt verbessert – idealerweise wirtschaftlicher als Standardlösungen von der Stange.

Vor der Einführung von WEBCON BPS

Die Organisation stand vor mehreren großen Herausforderungen. Eine zentrale war die Schwerfälligkeit und Zeitintensität manuell ausgeführter Prozesse. Die fehlende Automatisierung war besonders bei zahlreichen wiederkehrenden und eintönigen Tätigkeiten belastend. Die Ineffizienz betraf interne wie externe Prozesse und wirkte sich negativ auf die Zufriedenheit von Kunden und Beschäftigten aus.

Auch die geringe Transparenz und Steuerbarkeit der Geschäftsprozesse war ein erhebliches Problem. Da die Prozesse auf Papier abliefen, gab es keine einheitliche Sicht auf die Prozesse in der gesamten Organisation. In der Folge bestand ein sehr hohes Risiko, vereinbarte Fristen zu überschreiten und Verfahren sowie Konzernstandards nicht einzuhalten. Zudem war der Zugang zu Informationen ineffizient, und es war unklar, wer an welchen Prozessen arbeitete und wie weit die einzelnen Prozesse fortgeschritten waren.

Die hohen Kosten fertiger Lösungen verbesserten die Lage des Unternehmens nicht. Auf dem Markt verfügbare Alternativen sind teuer und in ihren Preismodellen unflexibel. Hinzu kommt, dass Bewertung und Vergleich dieser Werkzeuge zeitaufwendig sind.

Nach der Einführung von WEBCON BPS

Die Einführung der Plattform WEBCON BPS ermöglichte es der untersuchten Organisation, interne Abläufe durch Automatisierung und Digitalisierung von Prozessen zu verbessern. Laut Studie erreichte die Organisation eine Verbesserung der Bearbeitungszeit interner Prozesse um 87 % und externer Prozesse um 67 % (jeweils für komplexe und nicht komplexe Vorgänge). Diese Beschleunigung sparte den Beschäftigten viel Zeit und erhöhte die Zufriedenheit im Kundenservice. Optimierte Prozessabläufe führten zudem zu besserer Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen den Teams.

Da WEBCON BPS eine Low-Code-Plattform ist – sie erlaubt es also, Anwendungen zu bauen und Workflows über einen übersichtlichen grafischen Editor ohne Programmierkenntnisse zu erstellen –, konnten die Beschäftigten der Organisation neue Lösungen schnell prototypisch entwickeln und in der Praxis erproben. Mit der Technologie InstantChange™ können sie Workflows zudem im laufenden Betrieb ändern, selbst wenn diese bereits genutzt werden. Forrester wies darauf hin, dass sich dies in agileren Reaktionen auf Veränderungen und einer deutlich kürzeren Time-to-Market für neue Produkte und Dienstleistungen niederschlug.

Die Studie stellte außerdem fest, dass die Prozesstransparenz nach der Einführung zunahm. Für jeden auf der Plattform abgebildeten Prozess steht ein detaillierter Audit-Trail zur Verfügung, mit dem sich einzelne Prozessschritte und die beteiligten Nutzer nachvollziehen lassen. Wie es im Forrester-Bericht heißt, erleichtert ein genauer Einblick in die Prozesse die Korrektur getroffener Maßnahmen und langfristig die Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebs.

Im Rahmen der Analyse ermittelten die Fachleute auch die finanziellen Vorteile, die der Organisation aus der Einführung entstanden. Über drei Jahre hinweg sparte das untersuchte Unternehmen mehr als 600.000 US-Dollar ein und vermied Ausgaben von über 1.000.000 US-Dollar. Die Einsparungen ergaben sich aus der Automatisierung und Beschleunigung von Prozessen sowie aus der Möglichkeit, alle benötigten Lösungen selbst auf der Plattform WEBCON BPS zu bauen.

Die Kosten für Lizenz, Pilotprojekt, Einführung und Schulung amortisierten sich vollständig nach 25 Monaten; anschließend erzeugte WEBCON BPS weiterhin Einsparungen und erreichte einen Kapitalwert (NPV) von über 320.000 US-Dollar. Letztlich lag die Rendite (ROI) bei 113 %.

Wir empfehlen Ihnen sehr, den vollständigen Bericht auf der WEBCON-Website zu lesen: https://webcon.com/the-total-economic-impact-of-webcon-bps-by-forrester/

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