Projektdetails
Kunde
Branche
Eingeführte Lösung / Technologie
Laufzeit
Budget
Projektteam
Statistiken
Über die Hochschule
Medizinische Universität DanzigDie Medizinische Universität Danzig – eine der führenden medizinischen Hochschulen Polens und die einzige medizinische Forschungsuniversität, die im Programm „Initiative der Exzellenz – Forschungsuniversität“ ausgezeichnet wurde. Sie bildet über 6 900 Studierende aus und betreibt anspruchsvolle wissenschaftliche Tätigkeit als eines der wichtigsten Zentren der medizinischen Forschung des Landes. 2026 gehörte die GUMed erstmals zu den 500 besten medizinischen Hochschulen der Welt im QS World University Rankings by Subject.
Ziele der Hochschule
Umfassende Digitalisierung der Hochschule auf Basis der Plattform WEBCON BPS
Optimierung der Verwaltungs- und Projektprozesse
Sicherstellung der Rechtskonformität und Integration mit staatlichen IT-Systemen
Mehr Arbeitsergonomie in der Verwaltung und bessere Servicequalität für die Anspruchsgruppen
Herausforderungen
Große Organisationsgröße – über 16 Tsd. aktive Konten.
Notwendigkeit, sehr unterschiedliche Prozessbereiche abzudecken.
Iterative Anpassung der Lösungen an laufende Rechtsänderungen.
Integrationen mit externen Systemen.
So erinnert sich der Kunde an unsere Zusammenarbeit
Die Digitalisierung der Hochschulprozesse auf der Plattform WEBCON BPS wurde zur natürlichen Entwicklungsrichtung. Dank der partnerschaftlichen Zusammenarbeit und des Modells Time & Material konnten wir flexibel auf Änderungen reagieren und Prioritäten gemäß dem Bedarf der Hochschule setzen.
Die starke fachliche Unterstützung unseres Teams sowie Erfahrung und Expertenwissen des Teams von PCG Academia sorgten dafür, dass die Einführungen schnell und passgenau erfolgten und die tägliche Arbeit der Verwaltung wirklich unterstützen.
Einführungskonzept
Umsetzungsmodell
01Das Projekt wird im Modell Time & Material mit agilem Vorgehen umgesetzt
Iterative Einführung
02Die Prioritäten der Digitalisierung setzt die Hochschule, und die Lösungen werden iterativ in kurzen Einführungszyklen geliefert, die ein laufendes Reagieren auf die Bedürfnisse der Organisation erlauben
Partnerschaftliche Zusammenarbeit
03Ein zentrales Element des Projekts ist das starke Fachteam aufseiten der GUMed, das die Lösungen gemeinsam mit dem Team von PCG Academia aktiv mitgestaltet
Umfang der Digitalisierung
04Das Projekt umfasst die Digitalisierung von Prozessen in den Bereichen: Beschaffungsanträge, Personal- und Projektprozesse, Produktkatalog, Kanzlei, Budgetreservierungen sowie Dienstreisen im In- und Ausland
Support und Weiterentwicklung
05PCG Academia unterstützt das Team der Hochschule mit Expertenwissen und Erfahrung bei Einführung und Weiterentwicklung von WEBCON BPS. Integraler Bestandteil des Projekts sind zudem zertifizierte Schulungen für Anwendende und Administration der Plattform
Wie haben wir die Ziele verfolgt?
Analyse von Bedarf und Prioritäten
Identifikation der zu digitalisierenden Prozesse und gemeinsame Festlegung von Umfang und Reihenfolge der Arbeiten.
Prozessgestaltung
Entwicklung digitaler Workflows, Formulare, Rollen und Berechtigungen, abgestimmt auf die Organisation der GUMed.
Konfiguration und Anwendungsentwicklung
Aufbau weiterer Lösungen auf der WEBCON-Plattform, u. a. für Beschaffungs-, Personal-, Projekt-, Budget- und Dienstreiseprozesse.
Systemintegration
Verbindung der WEBCON-Anwendungen mit Systemen und Datenquellen der IT-Landschaft der Hochschule.
Tests und Optimierung
Überprüfung der eingeführten Prozesse gemeinsam mit dem Team der GUMed sowie deren iterative Verbesserung vor der Produktivsetzung.
Schulungen und Inbetriebnahme
Vorbereitung von Administration und Anwendenden durch zertifizierte Schulungen sowie Übergabe weiterer Anwendungen in den Betrieb.
Betrieb und Weiterentwicklung
Laufende Unterstützung der Plattform sowie schrittweise Digitalisierung weiterer Prozesse gemäß den aktuellen Bedürfnissen und Prioritäten der Hochschule.
Ergebnisse
Digitalisierung und Vereinheitlichung zentraler Verwaltungsprozesse
Schnellere Bearbeitung von Personal-, Finanz- und Projektangelegenheiten
Transparente Steuerung von Budgets und Dokumenten sowie vollständige Berichtsfähigkeit und Rechtskonformität
Stärkung des Images der GUMed als moderne und partnerschaftliche Hochschule
So erinnern wir uns an die Zusammenarbeit
Die Umsetzung des inzwischen fünften Vertrags mit der GUMed zeigt, dass ein partnerschaftlicher Ansatz auf Basis von Vertrauen und gemeinsamer Prioritätensetzung messbare Ergebnisse bringt. Das Modell Time & Material in Verbindung mit Agilität und einem starken Hochschulteam erlaubte uns die iterative Lieferung von Lösungen, die dem Bedarf einer so großen Einrichtung tatsächlich entsprechen.
Das ist ein Beispiel für eine Zusammenarbeit, in der Technologie, Expertenwissen und Fachkompetenz in einem Projekt zusammenkommen.
Zusammenfassung
Innerhalb von über 43 Monaten entwickelt die Medizinische Universität Danzig gemeinsam mit unserem Einführungsteam eine umfassende Prozessplattform auf Basis von WEBCON BPS. Das im Modell Time & Material und mit agilem Vorgehen umgesetzte Projekt ist ein Beispiel partnerschaftlicher Zusammenarbeit, in der das starke fachliche Fundament der Hochschule sowie die Erfahrung und das Expertenwissen des Teams von PCG Academia in der Praxis eine zentrale Rolle spielen.
