Projektdetails
Kunde
Branche
Eingeführte Lösung / Technologie
Laufzeit
Budget
Projektteam
Über die Hochschule
Adam-Mickiewicz-Universität in PoznańEine der besten akademischen Hochschulen Polens, Forschungsuniversität, Mitglied des Konsortiums EPICUR, mit über 8.000 Beschäftigten und rund 30.000 Studierenden.
Ziele der Hochschule
Den Beschäftigten der AMU ermöglichen, Personalangelegenheiten
vollständig elektronisch zu erledigen.
Die Arbeitsergonomie der Verwaltung und die Servicequalität für
die Anspruchsgruppen erhöhen.
Die Arbeitsergonomie der Verwaltung und die Servicequalität für
die Anspruchsgruppen erhöhen.
Den Beschäftigten der AMU ermöglichen, Personalangelegenheiten
vollständig elektronisch zu erledigen.
Herausforderungen
Das an der Adam-Mickiewicz-Universität umgesetzte Projekt war mit einer großen Organisationsgröße und sehr unterschiedlichen Prozessrollen verbunden und betraf über 5.000 Beschäftigte.
Eine wesentliche Herausforderung war die Anbindung des Beschäftigtenportals an das ERP-System und das Data Warehouse. Als Schlüsselelement erwies sich zudem die Ablösung papiergebundener Abläufe und lokaler Praktiken durch ein einziges, einheitliches Portal.
Darüber hinaus waren die vollständige Konformität mit der Leistungsbeschreibung und ein Höchstmaß an Datensicherheit zu gewährleisten.
So erinnert sich der Kunde an unsere Zusammenarbeit
Die Entscheidung, das Beschäftigtenportal auf der Plattform WEBCON BPS aufzubauen, erwies sich als bahnbrechend. Die Einführung ermöglichte es uns, zentrale Personal- und Verwaltungsprozesse in eine elektronische Umgebung zu überführen und den Großteil der papiergebundenen Verfahren abzuschaffen. Die Beschäftigten erledigen Personalangelegenheiten schneller, und wir haben die volle Kontrolle über Ablauf und Berichterstattung der Prozesse.
Wir haben ein modernes, flexibles und nutzerfreundliches Werkzeug erhalten, das die Digitalisierungsstrategie der AMU unterstützt und den Arbeitskomfort der gesamten Verwaltung erhöht.
Einführungskonzept
Methodik der Projektumsetzung
01Das Projekt ist in die Methodik PRINCE2 eingebettet und stützt sich auf Steuerungsdokumente (Projektinitiierungsdokument, Analysedokument, Detailzeitplan).
Iterativer Aufbau des Beschäftigtenportals
02Das Beschäftigtenportal wird iterativ als zentraler Einstieg für die Bearbeitung von Personalangelegenheiten aufgebaut, mit vollständiger Kontrolle über Rollen, Formulare und Workflows.
Systemintegration und Unterstützung der Steuerung
03Das System ist an ERP AX 2012, das Data Warehouse und die qualifizierte Signatur angebunden und unterstützt Steuerung und Berichterstattung in jeder Phase.
Wie haben wir die Ziele verfolgt?
Projektinitiierung
Projektinitiierung: Lieferung der Lizenzen, Installation und Konfiguration der LCDP, Erstellung des Projektinitiierungsdokuments.
Voranalyse
Workshops, Analysedokument mit der Architektur des Portals und Detailzeitplan.
Schulungen für Administration und Einführung
(LCDP/AP).
Iterative Einführung der Anwendungen:
Öffentliche Vergabe, Urlaube, Berichte
Bearbeitung von Eingangsrechnungen, zivilrechtliche Verträge, Dienstreisen
Betrieb aller Anwendungen.
Weiterentwicklung (Kontingent 600 Std.).
Ergebnisse
Elektronisierung zentraler Personalprozesse, weniger Papier.
Management-Dashboards und Berichte gemäß den Anforderungen der Leistungsbeschreibung.
Schnellere Bearbeitung von Vorgängen, mehr Ergonomie und Transparenz.
Stärkung des Images der AMU als moderne Hochschule.
So erinnern wir uns an die Zusammenarbeit
Von Anfang an wussten wir, dass es entscheidend sein würde, das Projekt klug umzusetzen. Zwar sah der Vertrag ein sequenzielles Vorgehen (Wasserfall) vor, doch wo immer möglich haben wir Elemente eines iterativen Ansatzes eingebracht, um schneller auf Bedürfnisse zu reagieren und Lösungen gemeinsam mit der AMU zu überprüfen. Dank partnerschaftlicher Zusammenarbeit, Workshops und gemeinsamer Analyse konnten wir die Besonderheiten der Hochschule genau abbilden und Lösungen entwerfen, die zu ihrer Größe passen.
Die Einführung von WEBCON BPS ermöglichte die schnelle Erstellung von Anwendungen, die Anbindung an ERP-Systeme und das Data Warehouse sowie die vollständige Nachvollziehbarkeit der Prozesse. Das Projekt konnte planmäßig umgesetzt werden, und erste Effekte – schnellere Verfahren und mehr Transparenz – waren nahezu unmittelbar sichtbar. Das ist ein Beispiel partnerschaftlicher Zusammenarbeit, bei der Hochschule und Auftragnehmer die digitale Transformation gemeinsam vorantreiben
Zusammenfassung
Innerhalb von 39 Monaten baut die AMU ein umfassendes Beschäftigtenportal auf Basis von WEBCON BPS und der Methodik PRINCE2 auf. Das Projekt verbindet Dokumentation (Leistungsbeschreibung, Projektinitiierungsdokument, Analysedokument), die iterative Einführung von sechs Anwendungen, Schulungen, Betrieb und Weiterentwicklung.
Das Ergebnis ist die digitale Transformation der Personal- und Verwaltungsprozesse einer Hochschule mit über 5.000 Beschäftigten
– kontrolliert, messbar und im Einklang mit den besten Praktiken des Projektmanagements.
