Projektdetails
Kunde
Branche
Eingeführte Lösung / Technologie
Laufzeit
Budget
Projektteam
Statistiken
Über die Hochschule
Adam-Mickiewicz-Universität in PoznańDie Adam-Mickiewicz-Universität in Poznań – eine der besten akademischen Hochschulen Polens, Forschungsuniversität, Mitglied des Konsortiums EPICUR, mit über 8 000 Beschäftigten und rund 30 Tsd. Studierenden.
Ziele der Hochschule
Den Beschäftigten der AMU ermöglichen, Personalangelegenheiten
vollständig elektronisch zu erledigen
Die Arbeitsergonomie der Verwaltung und die Servicequalität für
die Anspruchsgruppen erhöhen
Prozesse standardisieren, Konformität, Qualitätskontrolle und Berichtsfähigkeit sicherstellen
Das Image der AMU als moderne und gut geführte Hochschule stärken
Herausforderungen
Abdeckung von Prozessen für über 5 000 Beschäftigte und sehr unterschiedliche Prozessrollen.
Anbindung des Beschäftigtenportals an das ERP-System und das Data Warehouse.
Umstieg von papiergebundenen Abläufen und lokalen Praktiken auf ein einziges, stimmiges Portal.
Sicherstellung der vollständigen Konformität der Lösung mit den Anforderungen der Leistungsbeschreibung.
Gewährleistung eines Höchstmaßes an Datensicherheit.
So erinnert sich der Kunde an unsere Zusammenarbeit
Die Entscheidung, das Beschäftigtenportal auf der Plattform WEBCON BPS aufzubauen, erwies sich als bahnbrechend. Die Einführung ermöglichte es uns, zentrale Personal- und Verwaltungsprozesse in eine elektronische Umgebung zu überführen und den Großteil der papiergebundenen Verfahren abzuschaffen. Die Beschäftigten erledigen Personalangelegenheiten schneller, und wir haben die volle Kontrolle über Ablauf und Berichterstattung der Prozesse.
Wir haben ein modernes, flexibles und nutzerfreundliches Werkzeug erhalten, das die Digitalisierungsstrategie der AMU unterstützt und den Arbeitskomfort der gesamten Verwaltung erhöht.
Einführungskonzept
Methodik der Projektumsetzung
01Das Projekt ist in die Methodik PRINCE2 eingebettet und stützt sich auf Steuerungsdokumente (Projektinitiierungsdokument, Analysedokument, Detailzeitplan).
Iterativer Aufbau des Beschäftigtenportals
02Das Beschäftigtenportal wird iterativ als zentraler Einstieg für die Bearbeitung von Personalangelegenheiten aufgebaut, mit vollständiger Kontrolle über Rollen, Formulare und Workflows.
Systemintegration und Unterstützung der Steuerung
03Das System ist an ERP AX 2012, das Data Warehouse und die qualifizierte Signatur angebunden und unterstützt Steuerung und Berichterstattung in jeder Phase.
Wie haben wir die Ziele verfolgt?
Projektinitiierung
Lieferung der Lizenzen, Installation und Konfiguration der LCDP, Erstellung des Projektinitiierungsdokuments.
Voranalyse
Workshops, Analysedokument mit der Architektur des Portals und Detailzeitplan.
Schulungen für Administration und Einführung
(LCDP/AP).
Iterative Einführung der Anwendungen:
Öffentliche Vergabe, Urlaube, Berichte
Bearbeitung von Eingangsrechnungen, zivilrechtliche Verträge, Dienstreisen
Betrieb aller Anwendungen.
Weiterentwicklung – Kontingent 600 Std.
Ergebnisse
Elektronisierung zentraler Personalprozesse, weniger Papier
Management-Dashboards und Berichte gemäß den Anforderungen der Leistungsbeschreibung
Schnellere Bearbeitung von Vorgängen, mehr Ergonomie und Transparenz
Stärkung des Images der AMU als moderne Hochschule
So erinnern wir uns an die Zusammenarbeit
Von Anfang an wussten wir, dass es entscheidend sein würde, das Projekt klug umzusetzen. Zwar sah der Vertrag ein sequenzielles Vorgehen (Wasserfall) vor, doch wo immer möglich haben wir Elemente eines iterativen Ansatzes eingebracht, um schneller auf Bedürfnisse zu reagieren und Lösungen gemeinsam mit der AMU zu überprüfen. Dank partnerschaftlicher Zusammenarbeit, Workshops und gemeinsamer Analyse konnten wir die Besonderheiten der Hochschule genau abbilden und Lösungen entwerfen, die zu ihrer Größe passen.
Die Einführung von WEBCON BPS ermöglichte die schnelle Erstellung von Anwendungen, die Anbindung an ERP-Systeme und das Data Warehouse sowie die vollständige Nachvollziehbarkeit der Prozesse. Das Projekt konnte planmäßig umgesetzt werden, und erste Effekte – schnellere Verfahren und mehr Transparenz – waren nahezu unmittelbar sichtbar. Das ist ein Beispiel partnerschaftlicher Zusammenarbeit, bei der Hochschule und Auftragnehmer die digitale Transformation gemeinsam vorantreiben
Zusammenfassung
Innerhalb von 39 Monaten baut die AMU ein umfassendes Beschäftigtenportal auf Basis von WEBCON BPS und der Methodik PRINCE2 auf.
