Digitale Transformation des Studierendenservice

Die Universität Civitas in Warschau hat einen Vertrag über die Umsetzung eines Projekts zur elektronischen Studierendenakte auf Basis der Plattform WEBCON unterzeichnet. Diese Initiative ist die nächste Etappe der konsequenten Digitalisierung der Verwaltungsprozesse der Hochschule und der Modernisierung der Verwaltung von Studierendenunterlagen. Ziel des Projekts ist nicht nur, Papierunterlagen durch eine elektronische Lösung zu ersetzen, sondern vor allem, die zentralen Prozesse entlang des gesamten Studierendenlebenszyklus zu ordnen und zu automatisieren.

Eine digitale Umgebung für den gesamten Studienverlauf

Die geplante Lösung ermöglicht die umfassende Verwaltung der Studierendenunterlagen in einer einzigen, stimmigen digitalen Umgebung – von der Bewerbung über den Studienverlauf bis zum Abschluss des Studiums und zur Archivierung der Dokumente. Die digitale Akte der Studierenden umfasst Personendaten, den akademischen Werdegang, Abschlussdokumente sowie Finanz- und Beihilfeangelegenheiten. Die Zentralisierung der Daten erhöht die Transparenz der Prozesse, verbessert die Verfügbarkeit von Informationen für berechtigte Mitarbeitende und steigert die Datensicherheit deutlich.

Automatisierung und Flexibilität dank WEBCON

Technologische Grundlage des Projekts ist die Plattform WEBCON – eine moderne Low-Code-Lösung, die das schnelle Modellieren, Automatisieren und Weiterentwickeln von Verwaltungsprozessen ermöglicht. Mit ihrer Hilfe kann die Universität Civitas die Bearbeitungszeit studentischer Angelegenheiten verkürzen, manuelle Arbeit minimieren und Verfahren flexibel an sich ändernde Rechtsvorschriften und formale Anforderungen anpassen. Das System erlaubt zudem den schrittweisen Ausbau des Umfangs der E-Akte um weitere Prozesse, ohne die gesamte Lösungsarchitektur neu bauen zu müssen.

Bewährte Einführungen und Integration mit Dekanatssystemen

Verantwortlich für die Umsetzung des Projekts ist PCG Academia – WEBCON Premium Partner mit umfangreicher Erfahrung in der Einführung der Plattform WEBCON im Hochschulwesen. Zugleich führt PCG Academia derzeit über ein Dutzend Projekte zur elektronischen Studierendenakte an verschiedenen Hochschulen in Polen durch und baut Lösungen, die mit den beiden verbreitetsten Dekanatssystemen des Marktes integriert sind: PCG Dziekanat und USOS.

Dank dieses Ansatzes ist die elektronische Studierendenakte kein separates System, sondern wird zur natürlichen Erweiterung der Dekanatsumgebung und nutzt Daten, die an der Hochschule bereits vorhanden sind. Diese Integration macht doppelte Dateneingaben überflüssig, erhöht die Datenkonsistenz und vereinfacht die tägliche Arbeit der Verwaltung erheblich.

Schrittweise Einführung und Rechtskonformität

Das Projekt an der Universität Civitas wird schrittweise umgesetzt, um der Hochschule eine sichere und moderne digitale Transformation zu ermöglichen. Gemeinsam mit Aleksandra Matukin-Szumlińska begleiten wir einen umfassenden Prozess, der die Vereinfachung zentraler Verwaltungsprozesse, das Change-Management von der ersten Analyse bis zur Einführung, die Anpassung der Lösung an den tatsächlichen Bedarf der Hochschule sowie Schulungen umfasst, die juristische Fachkenntnis mit Technologie verbinden – damit das neue System wirklich genutzt wird und nicht nur „auf dem Papier“ existiert. Wir beginnen das Projekt mit einer Voranalyse, danach folgen Konfiguration, Integration und die Vorbereitung der Mitarbeitenden auf die Arbeit in der neuen Umgebung. Unsere Priorität sind die vollständige Kontinuität der Aktenführung und die Einhaltung der geltenden Vorschriften zu Studierendenunterlagen – damit die Ergebnisse der Einführung praxistauglich und zu 100 % sicher sind.

Eine moderne Hochschule mit Fokus auf Praxisnähe und digitale Entwicklung

Die Universität Civitas ist eine Warschauer Einrichtung, die akademisches Wissen mit praxisnaher Vorbereitung auf die Anforderungen des heutigen Arbeitsmarkts verbindet. Sie bietet ein breites Studienangebot – von den Sozialwissenschaften über Management und Wirtschaft bis zu Recht, Kommunikation und neuen Technologien – und setzt auf die Entwicklung zukunftsorientierter Kompetenzen sowie die Zusammenarbeit mit dem gesellschaftlichen und wirtschaftlichen Umfeld. Die Hochschule entwickelt zudem konsequent ihre organisatorische und administrative Infrastruktur weiter und investiert in moderne digitale Lösungen. Die Einführung einer WEBCON-basierten elektronischen Studierendenakte ist ein weiterer Schritt in diese Richtung – sie vereinfacht die täglichen Prozesse und unterstützt Studierende wie Beschäftigte.